Organização e Funcionamento da Secretaria Escolar - continuação

Protocolo e Registro

Uma boa memória é imprescindível para todos aqueles que lidam com o público, porque permite atender bem e criar um ambiente de cordialidade com todos os membros da comunidade escolar e da comunidade em geral. Entretanto, os serviços de uma secretaria não podem depender da memória. Além de um arquivo bem organizado, são importantes em uma secretaria os serviços de registro e protocolo, porque:

eliminam e esclarecem dúvidas;

atestam a expedição e o recebimento de documentos;

permitem consulta rápida;

Lembretes:

1 - É aconselhável manter um livro de protocolo para controle da entrega desses documentos.

2 - Documentos que apresentam dados pessoais do aluno (certidão, título de eleitor, certificado de alistamento militar) não podem, por norma legal, ficar retidos mais de quinze dias. Uma vez conferidos devem ser devolvidos.

3 - Para controle interno, é aconselhável manter um pequeno livro de protocolo onde são assentados os ofícios e circulares expedidos

Escrituração Escolar

O Setor de Escrituração Escolar é importantíssimo na dinâmica de uma escola. É através do correto lançamento e da efetivação dos chamados registros escolares que são verificados:

* os direitos de um candidato à matrícula;

* a regularidade da vida escolar;

* o desenvolvimento da aprendizagem de um aluno;

* o acompanhamento do trabalho pedagógico

* resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de históricos;

* as deficiências ocorridas no campo cognitivo e as medidas tomadas para eliminá-las.

Com a liberdade introduzida pela Lei 9394/96, cabe aos colégios a organização de seus próprios modelos de registro.